🍄 Apakah kita masih butuh rapat (luring/daring)?
Kita ini makhluk sosial. Jadi masih butuh ketemu orang. Salah satu acaranya ya rapat. Jadi kita masih butuh rapat luring/daring, tapi...
Semua orang bilang pandemi membuat perilaku kita dalam membuat keputusan menjadi berubah?
Benarkah?
🧨 Pandemi membuat perubahan
Benar. Tapi sepertinya tidak untuk pengambilan keputusan.
Semuanya masih bertumpu kepada rapat.
Jadi kalau tidak rapat, maka tidak ada keputusan. 🤧
Nah modus rapatnya memang berubah, dari rapat fisik (luring) menjadi rapat virtual (daring). Walaupun berubah modus, tapi kegiatan rapatnya sendiri tidak berubah.
Sering masih berisi curah gagasan, padahal pada rapat sebelumnya sudah pernah dilakukan. Kalaupun diedarkan file (misal: Google Docs) untuk menampung pendapat, itupun tidak diisi. Semua pendapat dilontarkan saat rapat.
Bahkan untuk memformalkan keputusan juga harus dengan rapat, pleno pula. Keputusan yang sudah terlihat, bukanlah keputusan sebelum ada rapat (luring atau daring).
Pada beberapa kesempatan saya mendapati keputusan yang hanya “ya”, “tidak”, dan “tunggu dulu” perlu diputuskan melalui rapat. 😅
🦺 Asumsi
Namun sebelum dimulai ada baiknya kita lihat dulu asumsinya 🧵.
Seluruh anggota tim sudah memiliki ide.
Seluruh anggota tim sudah memiliki alternatif solusi. Bukan hanya menyampaikan masalah. Masalahnya disampaikan kapan? Ya sebelumnya, kan bisa dijaring dulu permasalahannya via Grup WA atau Grup Telegram.
Seluruh anggota tim ingin segera menyelesaikan tugas agar dapat melangkah ke tugas berikutnya.
Tidak ada konflik kepentingan, misal: ingin menghabiskan anggaran, sehingga perlu rapat di hotel.
🧵Rapat seperti apa yang tidak perlu dilakukan (luring atau daring)?
Setidaknya ada empat (lihat gambar).
Nah sekarang mari kita bahas jenis rapatnya:
Rapat yang jawabannya hanya “ya”, “tidak”, atau “tunggu dulu”. Pengambilan keputusan seperti ini tidak perlu rapatlah. Kan cukup via pesan japri (SMS, WA, Telegram, atau surel). Kemudian kumpulkan jawaban dalam satu berkas untuk ditandatangani bersama sebagai notula rapat.
Rapat yang pilihan keputusannya “closed-ended”, misal: rapat yang menentukan karir seseorang. Satu orang setuju, karena xxx. Orang lain tidak setuju, karena xxx. Setelah dirangkai seluruh jawaban dan alasannya dapat diedarkan beberapa alternatif solusi, misal tiga alternatif. Disetujui penuh, disetujui dengan syarat, atau tidak disetujui.
Rapat yang pesertanya tidak lebih dari lima orang. Kalau hanya lima orang kenapa tidak dikirimi pesan japri saja oleh ketua tim.
Rapat yang bersifat menyusun atau memeriksa dokumen. Kalau tujuan rapat adalah untuk menyusun dokumen, kenapa harus rapat? Kenapa tidak bekerja menggunakan Google Docs (misalnya). Berikan tenggat lunak dan tenggat keras. Kalaupun perlu bertemu hanya undang orang yang belum mengumpulkan dokumen.
Rapat juga bukan waktu untuk memeriksa dokumen. Memeriksa dokumen dapat dilakukan pada waktu yang cocok. Tapi tetap berikan tenggat.
Atau kalau rapat memang diposisikan sebagai wadah koordinasi, tidak perlu menunggu sampai dua minggu hanya untuk memeriksa dokumen. Tetapkan saja jadwal rapat pemeriksaan. Lakukan pemeriksaan dan hasilnya dapat dirilis pada hari yang sama.
Kesimpulannya
Jadi rapat (luring atau daring) mungkin hanya dibutuhkan pada tingkat curah gagasan (brainstorming). Ada beberapa orang yang malas mengetik pendapat atau pendapatnya dapat keluar lancar hanya secara lisan.
Selain dari jenis rapat seperti itu, maka sebaiknya tidak perlu rapat.
Kalau dapat diputuskan tanpa rapat, kenapa harus pakai rapat? 😷